Faktura zaliczkowa - czym jest i jak j± wystawiæ?

Faktura zaliczkowa to jedna z form udokumentowania sprzeda¿y lub ¶wiadczenia us³ug jeszcze zanim dana czynno¶æ zostanie wykonana. Je¿eli ¶wiadczymy drogie us³ugi albo sprzedajemy drogi towar to wówczas warto pobraæ od kontrahenta zaliczkê. Bêdzie to rodzaj zabezpieczenia dla nas jako sprzedaj±cego. Proces dokumentowania zaliczki mo¿e wydawaæ siê nam skomplikowany - poni¿ej kilka rad dziêki którym bez problemu ka¿dy poradzi sobie z fakturami zaliczkowymi.
 

Na pocz±tku warto zaznaczyæ, i¿ zaliczkê pobieramy zazwyczaj w przypadku wysokich cen, by pokryæ chocia¿ czê¶æ kwoty zamówienia. Je¿eli w ramach prowadzonej dzia³alno¶ci gospodarczej zajmujemy siê na przyk³ad handlem czê¶ciami do samochodów i nasz kontrahent chce zamówiæ czê¶ci za bardzo wysok± kwotê to w celu unikniêcia straty w przypadku zmiany zdania przez naszego kontrahenta najbezpieczniej jest w³a¶nie wzi±æ zaliczkê. Decyzja o wysoko¶ci zaliczki nale¿y do nas, nie jest narzucana przez ¿adne przepisy podatkowe. Nastêpnie, gdy kwotê zaliczki mamy ju¿ na rachunku bankowym to wówczas musimy wystawiæ fakturê zaliczkow±. Ostatni etap procesu to rozliczenie zaliczki z kwot± us³ugi w fakturze koñcowej.

Jak wystawiaæ fakturê zaliczkow± VAT?

 

Oprócz standardowych elementów, czyli: data, kolejny numer, dane nabywcy oraz sprzedaj±cego, faktura zaliczkowa posiada jeszcze kilka elementów, o które musimy j± obowi±zkowo wzbogaciæ. Wszystkie wa¿ne informacje dotycz±ce faktury zaliczkowej znajdziemy w art. 106f ustawy o VAT.  Przede wszystkim musz± siê tam znale¼æ takie elementy jak:

• nazwa us³ugi z dopiskiem „zaliczka za….” lub okre¶lenie rodzaju faktury na górze dokumentu - „FAKTURA ZALICZKOWA”;
• kwota zaliczki, któr± otrzymali¶my;
• kwota podatku VAT wyliczona wg wzoru: „kwota podatku = (kwota zaliczki*stawka podatku)/(100+ stawka podatku)”,
• warto¶æ zamówionych towarów albo us³ug netto;
• stawka podatku;
• kwota podatku i
• warto¶æ brutto zamówienia albo umowy. 

Kiedy wystawiæ fakturê koñcow± do faktury zaliczkowej?

 

Po otrzymaniu zaliczki oraz wystawieniu faktury zaliczkowej pozostaje nam wystawiæ fakturê koñcow±. Fakturê zaliczkow± oraz koñcow± wystawiæ trzeba do 15 dnia miesi±ca nastêpuj±cego po miesi±cu otrzymania czê¶ci albo ca³o¶ci zap³aty. Czyli je¿eli w lipcu wziêli¶my zaliczkê za sprzeda¿ drogiego samochodu, natomiast resztê p³atno¶ci otrzymamy w sierpniu to wówczas fakturê zaliczkow± powinni¶my wystawiæ maksymalnie do 15 sierpnia, a fakturê koñcow± do 15 wrze¶nia. Mo¿e siê zdarzyæ, i¿ zaliczkê otrzymamy na pocz±tku lipca, natomiast resztê p³atno¶ci pod koniec lipca. Wówczas nie musimy wystawiaæ osobnej faktury zaliczkowej, za¶ transakcjê t± mo¿emy uj±æ na jednej fakturze koñcowej, która zostanie wystawiona maksymalnie do 15 sierpnia, z wyszczególnieniem zaliczki, która zosta³a wp³acona.

Faktur zaliczkowych do jednego zamówienia mo¿e byæ nawet kilka. Wówczas numery wszystkich faktur musz± zostaæ wyszczególnione na fakturze koñcowej (mo¿na je uj±æ na przyk³ad „w uwagach”). W fakturze koñcowej nale¿y pomniejszyæ kwotê sprzeda¿y o kwotê otrzymanych zaliczek. Równie¿ dozwolone jest wyszczególnienie w fakturze koñcowej wszystkich dat faktur zaliczkowych.

Je¶li kontrahent wp³aci na nasze konto zaliczkê, która obejmie 100% warto¶ci us³ugi lub towaru to wówczas nie mamy obowi±zku wystawiania faktury koñcowej, jednak dla lepszego pogl±du rozrachunków warto wówczas wystawiæ fakturê koñcow± zerow±.

Udzielona rada o wystawianiu faktur pochodzi z portalu Faktury.pl oferuj±cego us³ugê wystawiania faktur online.