Dokumenty firmowe powinny być niszczone po upływie terminu przedawnienia lub w momencie, gdy nie są już potrzebne. Przedsiębiorcy mogą samodzielnie usuwać dane, ale coraz więcej korzysta z usług profesjonalnych firm. Dlaczego warto w nie inwestować? Przekonaj się!
Dlaczego prawidłowe niszczenie dokumentów jest tak istotne?
Dokumenty to nic innego, jak nośniki danych, które wymagają ochrony. Najczęściej zapewniamy ją w trakcie procesowania oraz archiwizacji, zapominając o tym, że niszczenie to jeden z elementów przetwarzania danych. Jeśli w prawidłowy sposób zutylizujemy dokumenty, odtworzenie zawartych w nich informacji nie będzie możliwe. Do tego właśnie dążymy w procesie niszczenia. Nie chodzi o to, aby oczyścić archiwum i wywiązać się z ustawowego obowiązku, lecz aby zadbać o bezpieczeństwo danych. W tym miejscu pojawia się pytanie, czy można to zrobić samodzielnie? Teoretycznie tak, ale zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony wymaga m.in. zakupu wysokiej jakości sprzętu. Zatem niszczenie dokumentów we własnym zakresie jest nie tylko uciążliwe, ale i trudne.
Jak mogą pomóc profesjonaliści?
Profesjonalne niszczenie dokumentów to usługa skierowana do firm działających w różnych branżach i na różną skalę. Bez względu na to, czy prowadzisz osiedlowy sklep spożywczy, czy jesteś jednym z czołowych producentów kosmetyków, Twoim obowiązkiem jest archiwizacja dokumentów firmowych. A te po upływie terminu przedawnienia trzeba zniszczyć. Na czym polega współpraca ze specjalistami w tym zakresie? Na początek odbierają oni od Ciebie papiery i nośniki danych, które można bezpiecznie zutylizować. Następnie, po dopełnieniu formalności, przejmują nad nimi opiekę. Dokumenty są niszczone w specjalnych maszynach, a resztki utylizowane zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska naturalnego.
Innowacyjnym rozwiązaniem jest mobilne niszczenie dokumentów, o którym więcej dowiesz się na https://www.ekoakta.pl/uslugi/mobilne-niszczenie-dokumentow-w-siedzibie-klienta/. Dzięki tej usłudze akta nie wymagają transportu - są niszczone pod siedzibą firmy, w samochodach wyposażonych w wysokiej klasy maszyny niszczące.
Dlaczego warto skorzystać z pomocy ekspertów?
Profesjonalne niszczenie dokumentów przynosi wiele korzyści w postaci:
- ograniczenia czasu niezbędnego do prawidłowej utylizacji danych,
- zwiększenia poziomu bezpieczeństwa,
- sprawnego uporządkowania archiwum,
- regularnego usuwania danych przedawnionych.
Twoim zadaniem jest jedynie wytypować akta, które nadają się do zniszczenia. Przy czym, stosując się do zasad archiwizacji, nie powinno to zająć zbyt dużo czasu. Najwięcej potrzebujesz go do utylizacji danych, co już zrobią za Ciebie eksperci.
Usługi outsourcingowe cieszą się coraz większą popularnością w sektorze MŚP. Dotychczas jednak w tej formule funkcjonowali księgowi, osoby odpowiedzialne za utrzymanie czystości czy ochroniarze. Dziś warto wejść na wyższy poziom i zapewnić swojej firmie profesjonalne niszczenie dokumentów przez ekspertów z firmy zewnętrznej.
Artykuł sponsorowany
Komentarze
Zaloguj się aby móc dodać komentarz