Najczęstsze błędy przy zwrocie VAT i akcyzy za paliwo i jak ich uniknąć

Zwrot zagranicznego VAT oraz akcyzy za paliwo to dla firm transportowych realna szansa na obniżenie kosztów i poprawę płynności finansowej. W praktyce jednak wiele wniosków zostaje odrzuconych lub utyka na miesiące – najczęściej nie z powodu braku prawa do zwrotu, lecz przez drobne błędy formalne. Poniżej przedstawiamy te, które pojawiają się najczęściej, oraz podpowiadamy, jak ich uniknąć.

Niekompletne lub błędnie wystawione faktury

Najczęstszą przyczyną problemów są dokumenty zakupu. Faktura za paliwo musi zawierać pełną, zarejestrowaną nazwę firmy, jej adres oraz numer VAT, a także dokładnie wyszczególnioną kwotę podatku. Brak choćby jednego z tych elementów może skutkować odrzuceniem wniosku. W przypadku akcyzy istotny jest również numer rejestracyjny pojazdu – jeśli nie figuruje on na fakturze, konieczny jest dodatkowy dokument przypisujący kartę paliwową do konkretnego pojazdu.

Przekroczone terminy składania wniosków

Każda procedura ma swój termin. Wniosek o zwrot zagranicznego VAT za dany rok należy złożyć najpóźniej do 30 września roku następnego. W przypadku akcyzy terminy i częstotliwość różnią się w zależności od kraju – w jednych można wnioskować co miesiąc, w innych kwartalnie lub za poprzedni rok kalendarzowy. Odkładanie wniosku „na później“ to jedna z najczęstszych przyczyn utraty należnych środków.

Nieznajomość lokalnych procedur

Zwrot VAT jest możliwy z wielu krajów europejskich, natomiast częściowy zwrot akcyzy za olej napędowy dotyczy siedmiu państw: Francji, Belgii, Słowenii, Hiszpanii, Włoch, Chorwacji i Węgier. Każdy z tych krajów ma własne zasady, formularze i wymagania dokumentacyjne. Stosowanie tej samej procedury wszędzie to prosta droga do błędów.

Brak kompletu dokumentów dodatkowych

Poza fakturami procedura zwrotu akcyzy wymaga zwykle między innymi kopii licencji wspólnotowej na międzynarodowy przewóz drogowy, poświadczonych kopii dowodów rejestracyjnych pojazdów, upoważnienia do działania w imieniu firmy oraz ewidencji przebiegu pojazdu za dany okres. Brak jednego z tych elementów potrafi wstrzymać całe rozliczenie.

Jak ograniczyć ryzyko błędów

Część firm prowadzi rozliczenia samodzielnie, jednak rosnąca grupa przedsiębiorstw powierza je wyspecjalizowanym doradcom podatkowym. Tacy usługodawcy znają wymogi poszczególnych krajów, pomagają skompletować dokumenty i pilnują terminów, co ogranicza ryzyko odrzucenia wniosku. Część z nich oferuje również przyspieszoną wypłatę środków – nawet w ciągu kilku dni roboczych – zamiast wielomiesięcznego oczekiwania na decyzję urzędu.

Niezależnie od wybranej drogi podstawą pozostaje staranność. Kompletne faktury, dotrzymane terminy i znajomość lokalnych procedur to warunki, od których zależy, czy należne środki rzeczywiście wrócą do firmy – i to w pełnej wysokości.