Paragon z NIP już nie wystarczy. Zmiana z 1 stycznia 2027 r. dotknie rzeszowskie restauracje, sklepy i warsztaty

Choć resort finansów zapowiedział wydłużenie okresu bez kar za błędy w KSeF, sam obowiązek fakturowania w systemie rusza bezstresowo od początku 2027 roku. Dla najmniejszych firm, mikro-gastronomii oraz detalistów oznaczają to rewolucję w codziennej pracy. Poznaj trzymiesięczny plan przygotowań, który pozwoli Twojej firmie gładko przejść przez nadchodzące formalności.

Handel i gastronomia jako największa grupa firm w Rzeszowie

Rzeszowska gospodarka rośnie szybciej niż średnia krajowa. Na koniec lipca w mieście działało 38 670 podmiotów wpisanych do REGON, o 3,4 proc. więcej niż rok wcześniej, w tym 24 151 osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Najliczniejszą grupę stanowią firmy z sekcji handel i naprawa pojazdów, które odpowiadają za 15,6 proc. wszystkich podmiotów. Do tego dochodzi bogata scena gastronomiczna, na którą składają się restauracje w centrum, kawiarnie na osiedlach i foodtrucki zjeżdżające na miejskie festiwale.

Większość tych firm sprzedaje głównie klientom indywidualnym. Każda z nich obsługuje jednak regularnie także klientów biznesowych. Przedstawiciel handlowy płaci za obiad w delegacji, biuro zamawia catering na spotkanie, firma budowlana kupuje drobne narzędzia, a właściciel floty zostawia auto do przeglądu. W takich sytuacjach przy kasie pada prośba o paragon z NIP. Od stycznia obsługa tej prośby wygląda inaczej.

Paragon z NIP i faktura z kasy fiskalnej do końca 2026 roku

Najwięcej mówiło się o KSeF wiosną, kiedy obowiązek wystawiania e-faktur objął większość przedsiębiorców. Sprzedaż rejestrowana na kasach fiskalnych dostała jednak osobny okres przejściowy. Do 31 grudnia 2026 r. art. 145n ustawy o VAT pozwala wystawiać faktury przy użyciu kas, a paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł brutto lub 100 euro traktować jako fakturę uproszczoną.

Dzięki temu w wielu lokalach i sklepach codzienna obsługa klienta firmowego wciąż wygląda tak samo jak przed wejściem KSeF. Kasjer wpisuje NIP przed zamknięciem transakcji, kasa drukuje paragon z numerem identyfikacyjnym nabywcy, a klient zabiera go do swojej księgowości. Dla drobnych zakupów to najszybsza ścieżka, dlatego wiele firm z branży detalicznej i gastronomicznej jeszcze nie zmieniło sposobu pracy przy ladzie.

Każda sprzedaż dla firmy z fakturą w KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Z początkiem roku okres przejściowy wygasa. Po zmianie przepisów kasa przestaje służyć do wystawiania faktur, a paragon z NIP traci status faktury uproszczonej. Sprzedaż na rzecz podatnika VAT zarejestrowana na kasie, także poniżej 450 zł, będzie wymagała udokumentowania fakturą ustrukturyzowaną w KSeF.

Kasa fiskalna zostaje w lokalu i dalej obsługuje klientów indywidualnych. Nadal rejestruje sprzedaż konsumencką i drukuje paragony, natomiast dokument dla firmy powstaje w KSeF. Paragon z NIP staje się więc podstawą do wystawienia faktury, a sama faktura trafia do systemu i automatycznie pojawia się na koncie KSeF nabywcy.

Zmiana ma też drugą stronę. Klient biznesowy, który od stycznia wyjdzie z restauracji tylko z paragonem z NIP, zostaje bez dokumentu uprawniającego do odliczenia VAT. Można więc się spodziewać, że stali klienci firmowi szybko zaczną pytać o fakturę w KSeF. Lokale, które przygotują się wcześniej, obsłużą ich sprawnie i bez kolejki przy kasie.

Kogo obejmą nowe zasady?

Zmiana dotyczy każdej firmy, która rejestruje sprzedaż na kasie i obsługuje klientów prowadzących działalność. Obejmie więc handel detaliczny, gastronomię, warsztaty, stacje paliw i usługi, czyli wszystkie miejsca, gdzie klienci biznesowi proszą o NIP na paragonie.

Najczęściej odczują ją restauracje, kawiarnie i foodtrucki. Lunch biznesowy, kawa po spotkaniu z klientem czy catering zamówiony przez biuro to codzienność lokali w centrum Rzeszowa. Od stycznia fakturę w KSeF trzeba będzie wystawić również do niewielkiego rachunku, który do tej pory zamykał się paragonem z NIP.

Sklepy detaliczne obsługują firmy przy zakupach materiałów biurowych, drobnego wyposażenia czy narzędzi. Tu kluczowe będzie połączenie sprzedaży kasowej z programem, który wysyła faktury do KSeF, tak żeby obsługa nie przepisywała danych ręcznie.

Warsztaty samochodowe i wulkanizacje często naprawiają auta firmowe, a jesienią i wiosną wymieniają opony całym flotom. Każde takie zlecenie od firmy będzie wymagało faktury w KSeF, niezależnie od kwoty. Podobnie stacje paliw, gdzie kierowcy samochodów służbowych tankują codziennie i proszą o paragon z NIP.

Ta sama zasada obejmie salony usługowe i gabinety, w których za usługę płaci firma klienta. W ich przypadku faktura w KSeF zastąpi paragon z NIP wydawany dotąd przy kasie.

Od 1 stycznia do systemu wchodzą też najmniejsze firmy. Przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto, zaczynają wystawiać faktury w KSeF właśnie od tego dnia, a do końca 2026 r. mogą jeszcze fakturować papierowo lub w PDF-ie. Niewielka kawiarnia czy osiedlowy sklep przechodzą więc dwie zmiany naraz, czyli pierwsze faktury w KSeF i nowe zasady przy kasie.

Odroczone kary i obowiązek bez zmian

We wrześniu resort finansów przyniósł przedsiębiorcom dobrą wiadomość. W komunikacie z 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało wydłużenie okresu bez kar za błędy w stosowaniu KSeF do 31 grudnia 2027 r. i rozpoczęło prace nad zmianą ustawy o VAT. Resort podkreśla, że rozwiązanie ma szczególnie pomóc najmniejszym przedsiębiorcom, dla których system staje się obowiązkowy od 1 stycznia 2027 r.

Sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF zaczyna się w styczniu niezależnie od losów nowelizacji. W 2027 r. administracja skarbowa ma przede wszystkim wspierać przedsiębiorców, ale będzie reagować na faktury wystawiane poza systemem, jeśli nie mieszczą się w ustawowych wyjątkach. Docelowo stawka jest wysoka: za fakturę wystawioną poza KSeF grozi kara do 100 proc. kwoty VAT z tej faktury, a przy fakturze bez podatku do 18,7 proc. należności. Sankcje nie są nakładane automatycznie, ich wysokość ustala naczelnik urzędu skarbowego w decyzji.

Warto też pamiętać o kalendarzu legislacyjnym. Do czasu wejścia w życie nowelizacji obowiązuje dotychczasowa data, dlatego eksperci zalecają planować wdrożenie tak, jakby kary miały ruszyć w styczniu, a ewentualne odroczenie traktować jako margines bezpieczeństwa.

Faktura do paragonu w KSeF przy ladzie

Od stycznia faktura do paragonu staje się podstawowym sposobem obsługi klienta firmowego w lokalach i sklepach z kasą. Kilka zasad decyduje o tym, czy przebiegnie sprawnie.

Sprzedawca może wystawić fakturę do paragonu dla firmy tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). Obsługa powinna więc zapytać o NIP, zanim zamknie transakcję i wydrukuje paragon. Numer wpisany później na fakturze musi być identyczny z tym, który widnieje na paragonie.

Równie ważne jest właściwe ujęcie takiej faktury w ewidencji VAT. Faktura do sprzedaży zarejestrowanej na kasie trafia do JPK_V7 z oznaczeniem FP, dzięki czemu sprzedaż i podatek nie są liczone dwa razy. Od 1 stycznia 2027 r. w wierszu takiej faktury podaje się także nadany jej numer KSeF.

Beata Tęgowska, specjalistka ds. księgowości w Systim, zwraca uwagę, że najwięcej problemów pojawia się na styku kasy i księgowości:

„Najczęstszy błąd przedsiębiorców to sprzedaż wykazana dwa razy, raz w raporcie z kasy fiskalnej i drugi raz na fakturze, której ktoś zapomniał oznaczyć jako FP. Często też zdarza się, że klient prosi o fakturę dopiero po wydrukowaniu paragonu i na paragonie brakuje NIP. Dlatego zawsze radzę, żeby kasa i program do faktur były ze sobą połączone. Faktura powstaje wtedy od razu z paragonu, a do księgowości trafia już z właściwym oznaczeniem. ".

Z tego powodu coraz więcej lokali i sklepów łączy obsługę kasy z fakturowaniem w jednym programie. Systim obsługuje drukarki fiskalne i wystawianie paragonów w tym samym miejscu, w którym powstają faktury. Program wysyła faktury sprzedażowe do KSeF, pobiera z systemu faktury kosztowe i generuje JPK_V7. Statusy KSeF widać także w wersji mobilnej, więc właściciel foodtrucka czy warsztatu sprawdzi na telefonie, czy faktura dla klienta trafiła do systemu.

Plan przygotowań na październik, listopad i grudzień

Trzy miesiące wystarczą, żeby przejść przez zmianę spokojnie, pod warunkiem że firma rozłoży zadania w czasie.

Ostatni punkt ma znaczenie przy ewentualnej kontroli. Udokumentowane działania wdrożeniowe świadczą o należytej staranności przedsiębiorcy.

Dla restauracji przy Rynku, sklepu na Nowym Mieście czy warsztatu na Drabiniance styczeń przyniesie tę samą zmianę: klient firmowy dostanie fakturę w KSeF zamiast paragonu z NIP. Firmy, które przetestują ten proces jesienią, wejdą w nowy rok z gotową procedurą i bez kolejki przy kasie w pierwszym tygodniu stycznia.

Artykuł sponsorowany